Quel est le meilleur logiciel métier pour la prestation de service BtoB 

Dans cet article, je vais vous donner les clés pour bien choisir votre logiciel métier pour votre activité de service aux professionnels.

La définition la plus courante décrit le logiciel métier comme une application permettant de gérer toutes les tâches relatives à une activité professionnelle en particulier.

Pour ma part, je vous le décrirais de la manière suivante : un logiciel qui vous permet de gérer tout ce qui se passe de la demande du client à la facturation.

Quel est l’utilité d’avoir un logiciel Métier ?

Lors de leur création, beaucoup d’entreprises se contente d’un outil de gestion des devis et factures type EBP ou Sage 50 pour gérer leur activité. Tout le reste est géré avec Excel, Word, le drive Google ou des logiciels tiers.

Prenons l’exemple d’une entreprise de location de matériel de travaux publics à ses débuts. Elle disposera d’un logiciel pour gérer ses devis et factures. En revanche, pour tout le reste (contrats, planning de location, gestion de l’atelier, les livraisons …) elle utilisera un tableur et un logiciel de traitement de texte.

L’inconvénient d’une telle configuration est le manque d’interconnexion entre le logiciel de facturation Word et Excel.

Conséquences ?

  • De nombreux copier-coller sont nécessaires pour passer les informations d’un logiciel à un autre. Ce qui constitue une grosse source d’erreur,
  • Des fichiers qu’il faut penser à bien classer dans de multiples répertoires,
  • Un temps de recherche d’informations allongé
  • Pas d’interconnexion donc pas d’automatisation des traitements. Tout doit être fait à la main

Je m’arrête là sinon la liste serait longue !

Si les erreurs se multiplient sur les devis, les contrats ou les factures, inutile de taper sur le petit nouveau. Une décision s’impose !

Utiliser un logiciel métier !

Avant de lancer votre recherche, pensez d’abord à définir vos besoins.

Définir votre besoin en logiciel métier

La méthode que je préconise est de lister les besoins qui correspondent à chaque étape de votre processus de vente. Voyez ensuite lequel des logiciels du marché répond le mieux aux exigences inscrites sur cette liste. Dans le cas de notre loueur de matériel de TP je préconise la matrice suivante :

Liste non exhaustive et non détaillée

BesoinsLogiciel 1Logiciel 2Logiciel 3
Création de devis parc  et sous location   
Transformation de devis en contrat   
Affichage des disponibilités   
Dispatch automatique des machines sur un contrat   
Affichage automatique du contrat sur le planning   
Programmation de la livraison   
   

Choix des logiciels à consulter

Pour votre recherche de logiciel, deux possibilités s’offrent à vous.

Interroger les confrères

Vos confrères peuvent être une mine d’informations, ils peuvent en plus vous faire part de leur retour d’expérience. Ils seront détracteurs ou promoteurs de leur solution et pourront même vous citer d’autres noms de logiciels. Gardez en tête que votre but est d’avoir un maximum d’informations pertinentes pour vous aider dans votre choix.

Rechercher sur internet

Comme on dit souvent, Google est votre ami. Naviguez sur les sites des différents logiciels. Un site d’éditeur de logiciel à l’apparence trop « rétro » devrait déjà vous alerter. C’est triste mais l’ergonomie du site donne déjà quelques idées sur la logique de l’éditeur et donc de son logiciel.

Dans le cas où vous obtenez beaucoup de résultats essayez d’affiner votre recherche et surtout assurez vous que vos termes de recherche soient les bons. Par exemple, si vous êtes une société de location de matériel TP, les bons mots clés sont : logiciel de location de matériel de matériel TP.

Si vous tapez juste « Logiciel de location de matériel » vous tomberez sur des logiciels généralistes ou spécialisés dans d’autres secteurs. Donc plus votre recherche est affinée, moins vous aurez de déchets et moins vous perdrez de temps.

La démonstration

Elle peut se faire sur site ou à distance. Dans tous les cas insistez pour qu’elle soit une véritable mise en situation de votre processus d’exploitation. Evitez qu’elle ressemble à une liste ininterrompue et décousue de fonctionnalités.

Le but de la démonstration est de vous permettre de vous projeter. Il faut impérativement qu’au moins un utilisateur direct du logiciel soit convié. Soyez attentif et n’hésitez pas à poser un maximum de questions en rapport avec la liste de besoins que vous avez préalablement établie.

A l’issue de la démonstration, la transparence voudrait que l’éditeur vous fournisse des codes d’accès à une version de test. Celle-ci vous permettra de vous familiariser avec l’interface et d’effectuer des simulations de cas d’école. Ne négligez vraiment pas cette étape. Testez surtout des situations complexes afin de voir comment le logiciel les gère. C’est à ce stade que vous déterminerez si des adaptations sont à prévoir pour votre activité.

Quel est le meilleur logiciel pour votre métier ?

Le meilleur logiciel est celui qui colle le plus à vos besoins. Celui qui ne vous oblige pas à totalement changer votre processus d’exploitation.

Il simplifie des process qui étaient auparavant compliqués. Typiquement, sur un logiciel de location de matériel TP, c’est l’outil qui vous fait gagner plusieurs jours par rapport à vos anciennes méthodes de travail.

C’est un logiciel qui ne se contente pas de d’enregistrer et afficher des informations saisies. Il les traite et vous les affiche de manière intelligible et pertinente. Par exemple, en faisant mon devis de location de matériel TP, il m’affiche sur la même fenêtre les disponibilités pour la période sélectionnée.

Il vous donne en temps réel toutes les informations clés afin d’accélérer votre prise décision.

Il est accessible quel que soit l’endroit où vous vous trouvez dans le monde.

Il enregistre vos documents dans un cloud intégré. Ce qui permet par exemple d’afficher le kbis et l’ouverture de compte d’un client directement dans sa fiche au lieu d’aller chercher ces informations dans un explorateur de fichiers.

C’est le logiciel qui remporte l’adhésion des utilisateurs et propose une assistance technique à l’écoute, patiente et réactive.

Il doit être évolutif et proposer des développements sur mesure pour vous accompagner dans votre croissance.

En conclusion

Le choix de votre logiciel métier constitue une décision stratégique qui influencera votre activité sur le long terme. Il est donc important de bien définir vos besoins et d’être attentifs aux arguments des différents éditeurs. Son utilisation au quotidien doit être fluide et la navigation naturelle. Le meilleur logiciel métier est celui qui vous fera dire : « C’est génial ! Tout va plus vite maintenant ! »